Внутрішній портал для виробництва: нестандартне рішення складних процесів

Запит клієнта

Компанія Flexo Plate працює у сфері виготовлення флексографічних друкарських форм. До впровадження внутрішнього порталу від UAITLAB бізнес стикався з низкою проблем, які ускладнювали роботу та знижували ефективність:

1.Висока залежність від людського фактора в бухгалтерії та обробці замовлень. 

Через ручне внесення даних часто траплялися помилки, що призводило до затримок у розрахунках і невідповідностей у фінансовій звітності.

2. Тривалий процес узгодження документів між відділами. 

Менеджери витрачали багато часу на обмін документами та перевірку їх актуальності, що сповільнювало виробничий цикл. 

3. Відсутність єдиної бази клієнтів із можливістю самостійного оформлення замовлень. 

Це збільшувало навантаження на персонал та ускладнювало управління замовленнями.

4. Відсутність контролю залишків матеріалів і можливостей прогнозування потреб. 

Виробництво часто стикалося з нестачею необхідних матеріалів або їх надлишком, що створювало фінансові втрати.

5. Відсутність автоматизованої взаємодії з партнерами та кур’єрськими службами. 

Процес оформлення доставки та обміну замовленнями з партнерами відбувався вручну, що створювало ризики помилок та затримок.

Рішення від UAITLAB

Для вирішення цих проблем UAITLAB розробили внутрішній портал, який автоматизував ключові бізнес-процеси та значно підвищив ефективність компанії.

- Бухгалтерія. Впроваджено систему автоматичного внесення даних у фінансові звіти та розрахунки. Інтеграція з 1С та "Майстер" дозволила скоротити час на облік операцій і зменшити кількість помилок. Тепер інформація оновлюється в реальному часі, а всі операції проходять автоматичну верифікацію.
- Документообіг. Система отримала функцію сканування документів і автоматичної їх відправки клієнтам. Це значно зменшило кількість паперової роботи та прискорило взаємодію між компанією та замовниками.
- Автоматизація замовлень. Впроваджено зручну форму замовлення, яку можуть заповнювати як клієнти, так і співробітники. Всі замовлення синхронізуються із внутрішнім порталом, а їх статус оновлюється автоматично. Це зменшило кількість дзвінків та уточнень, підвищивши якість обслуговування.

- Розмежування доступу. Введено систему ролей для співробітників, що дозволяє кожному працівнику отримувати доступ лише до тих функцій та даних, які необхідні для виконання його завдань. Це підвищує рівень безпеки та оптимізує робочі процеси.

- Окремі модулі внутрішнього порталу для різних відділів. Офіс та виробництво працюють у своїх підсистемах, що дозволяє уникнути плутанини та зробити робочий процес більш структурованим.

- Контроль залишків матеріалів. Система відстежує витрати матеріалів у реальному часі, прогнозує потребу в закупівлях та попереджає про можливу нестачу. Це дозволило компанії уникнути пересорту та непотрібних витрат. 

- Клієнтський портал. Клієнти отримали особисті кабінети, через які можуть не лише відстежувати статус своїх замовлень, а й подавати технічні завдання, вказувати необхідні параметри (розміри, типи тощо) та комунікувати з менеджерами.
- Телеграм-бот для автоматичних сповіщень. Коли в партнерів розміщуються субпідрядні замовлення, відповідальні особи отримують миттєве повідомлення. Це значно спрощує контроль і управління процесом.
- Автоматизація логістики. Інтеграція з "Новою Поштою" дозволила автоматизувати відправку замовлень, що зменшило час на логістичні операції та підвищило точність доставки.

QR-коди для відстеження процесів. У кожного співробітника є можливість швидко авторизуватись у внутрішньому порталі за допомогою особистого QR-коду. Також система автоматично змінює статус замовлення при переході на наступний етап виробничого процесу: від надходження на виробництво, до виготовлення, монтажу, пакування і фінального відвантаження. Це забезпечує повну прозорість і контроль на кожному етапі, а саме:

 - На виробництві

- В процесі виготовлення / В процесі виготовлення для монтажу

- На монтажі (якщо передбачено)

- Збірці та упаковці

- Відвантаженні по завершенню

Це дозволяє швидко перевіряти статус та історію замовлення, що особливо корисно для виробничого процесу.

- Автоматичне оновлення курсу валют. Внутрішній портал оновлює актуальний курс один раз на добу, о 17.55. Це особливо важливо для міжнародних партнерів та розрахунків.

Результати

Завдяки впровадженню внутрішнього порталу від UAITLAB, компанія Flexo Plate отримала такі переваги. 

 Скорочення часу на обробку замовлень, а саме: 

- на 20-30% - на виробничі процеси (від моменту прийняття до початку виготовлення)

- 5% на етапі упаковки та логістики 

- 10% на комунікацію з клієнтами (узгодження, фідбек, зміни в замовленні)

- 30% на взаємодію з партнерами.

- Оптимізація бухгалтерії – усунення ручних помилок та автоматизація звітності.

- Прозорість бізнес-процесів – кожен співробітник та клієнт бачить актуальний статус замовлення.

- Підвищення рівня контролю витрат – повна прозорість у використанні матеріалів.

- Автоматизація взаємодії з партнерами – завдяки інтеграціям і сповіщенням процес співпраці став значно швидшим і ефективнішим.

Висновки

Впровадження внутрішнього порталу стало справжньою трансформацією для компанії Flexo Plate. Це не просто технічне рішення, а саме новий рівень організації бізнесу, який суттєво змінив щоденну рутину команди.

Менеджери більше не витрачають час на нескінченні погодження, уточнення та пошук документів у месенджерах — тепер усе структуровано, а статуси замовлень оновлюються автоматично. Клієнти спокійно стежать за процесом у своєму кабінеті, а менеджери можуть сфокусуватись на дійсно важливих завданнях.

Бухгалтери отримали прозору систему, де дані з’являються автоматично. Помилок стало меньше, стресу теж. Людський фактор, який раніше був джерелом ризику, тепер зведений до мінімуму.

Для топ-менеджерів — це новий рівень контролю: звіти, аналітика, реальна картина залишків, фінансів і замовлень. Завдяки автоматичній перевірці замовлень до запуску, зменшилась кількість браку у виробництві, що напряму впливає на прибуток.

Скоротилось не лише навантаження на команду, а й витрати на матеріали: друк Т3 зменшився приблизно на третину, адже документообіг став цифровим.

Зараз компанія готується до наступного етапу — розширення аналітичного модуля та  автоматизації складського обліку. Це той випадок, коли інструмент підлаштувався під бізнес, а не навпаки.