ERP или система планирования ресурсов предприятия - это стратегия управления ресурсами. Кроме того, ERP часто означает специальное программное обеспечение, которое помогает управлять всеми видами данных внутри компании.

Крупные компании покупают коммерческие ERP-системы или разрабатывают собственные. Стоимость интеграции коммерческой ERP начинается от 10 000 долларов, а стоимость разработки - от 200 000 долларов.

Мы расскажем, как работает ERP-система, какие преимущества она дает и за какое колличество времени окупится.

Немного подробностей о ERP-системах

Каждая компания отслеживает свою деятельность с помощью отчетов. Отчеты из разных отделов часто создаются в разных стандартах и ​​программном обеспечении. Для отслеживания деловой активности вам необходимо вручную добавлять отчеты в одну базу данных. Это медленный и неэффективный способ.

ERP автоматически объединяет отчеты в одну базу данных. Менеджеры могут просматривать данные в реальном времени вместо еженедельных или ежемесячных отчетов. Это помогает им выявлять и устранять неэффективность рабочих процессов.

По сути, каждая ERP-система состоит из следующих компонентов:

• Платформа - ядро и базовые функции;
• база данных - серверный инструмент для хранения данных и программное обеспечение для работы с ним;
• внутренние модули - специальные функции для отделов, таких как бухгалтерия и управление складом;
• внешние модули - инструменты для клиентов, вроде личного кабинета провайдера, продукции или интернет-магазина;
• коннекторы - функции для работы со сторонними приложениями, такими как IP-телефония или модули CMS.

Некоторые ERP включают все описанные модули, и заказчик может использовать только то, что ему нужно. Другие ERP предлагают только основные функции, а заказчик должен покупать необходимые модули.

ERP система в примере

Представьте: есть небольшая компания с 10 сотрудниками. Они пишут отчеты в таблицах Excel и координируют свою работу с помощью Facebook Messenger. Это хорошо работает для малого бизнеса. Директор указанной компании может управлять работой даже без еженедельных отчетов и централизованной базы данных.

Но что, если мы расширим эту компанию до 100 сотрудников, 10 отделов, тысяч продуктов и десятых тысяч клиентов и оставим рабочие процессы неприкосновенными? Если сотрудники продолжат писать отчеты в Excel и отправлять начальнику через Facebook, они наверняка совершат ошибки и потопят свою компанию.

Но если мы предоствавим им ERP-систему, сотрудники получат автоматизированный инструмент учета и обработки данных. Нет необходимости составлять отчеты вручную, поскольку ERP-система записывает все продажи, клиентов и сделки в базы данных, доступные для всех отделов, участвующих в процессе. Сотрудники будут делать меньше ошибок, которые раньше заканчивались словами «Извините, нет в наличии» или «Извините, мы потеряли ваш заказ».

Преимущества систем ERP

Единая база данных и доступ ко всем данным компании в режиме реального времени. Без ERP менеджеру нужно писать отчеты вручную, а с ERP все рутинные операции выполняются автоматически.

Упрощенный учет. Например, работники склада отправляют продукцию клиенту. Без ERP они должны связаться с отделом закупок, сообщить им об отгрузке и о том, что им не хватает определенных продуктов. С ERP им просто нужно составить простой отчет, и другие отделы получат эту информацию мгновенно.

Модули автоматизации процессов. После выставления счета в отделе продаж система ERP автоматически создает соответствующие бухгалтерские документы. После получения оплаты от клиента формирует документы на отгрузку.

Когда вам нужно интегрировать систему ERP

Если ваш бизнес испытывает трудности из-за того, что кто-то забыл отправить отчет в другой отдел или допустил ошибку в цифрах, система ERP поможет вам избавиться от такой ошибки.

Например, у вашей компании несколько филиалов, у каждого филиала свой рабочий процесс. Половина используемых документов находится на бумаге, поэтому сотрудники должны переносить данные из бумажных документов в цифровые базы данных и проверять их. Даже если ваши сотрудники никогда не совершали ошибок, они все равно тратят время на рутину.

Когда нет единой базы данных, менеджер магазина должен связаться с менеджером склада, чтобы узнать, есть ли у него необходимые товары. Возможно, у управляющего складом нет этой информации в данный момент, поэтому он должен позвонить тому, у кого есть. На это уходит много времени. А с системой ERP руководитель магазина может просто просматривать базу данных.

Система ERP также поможет в работе с другими компаниями. Например, чтобы передать информацию о заказе в службу доставки. При большом количестве заказов ERP сэкономит много времени.

Когда вам не нужна ERP

Система ERP - это не волшебная пилюля, которая спасет ваш бизнес. Это инструмент оптимизации рабочего процесса. Система ERP может автоматически учитывать остатки на складе, составлять отчеты и упрощать поток данных. Но это не может сделать бизнес прибыльным, если это не так без ERP.

ERP не нужна небольшой компании с менее чем 20 сотрудниками. Интеграция ERP стоит дорого, и оптимизация предприятия с небольшим количеством сотрудников не окупится.

Вывод

Система ERP - это инструмент оптимизации для крупного бизнеса. Она помогает отслеживать все бизнес-процессы в режиме реального времени, анализировать их и принимать взвешенные решения.

Компании, использующие системы ERP, сообщают о росте прибыли на 30–50% в первый год после интеграции. Этому есть простое объяснение: сотрудники тратят меньше времени на рутину и получают больше времени для качественного выполнения важных задач.