Как профессионально отвечать на отрицательные рабочие электронные письма

К сожалению, такое мышление «быстрой электронной почты» может быть проблематичным, особенно когда вы получаете отрицательные рабочие электронные письма. Хотя отправитель, возможно, не хотел показаться грубым или негативным, не стоит сразу думать, что отправитель хотел вас обидеть.

Будь то плохие электронные письма от вашего начальника, гневное письмо от клиента или недовольство коллегой вами, отрицательные электронные письма всегда нелегко прочитать.

Прежде чем дать свой ответ, сделайте шаг назад, чтобы остыть и получить некоторое представление.

1) Не поддавайтесь желанию ответить

Вашей первой реакцией после прочтения плохого письма может быть немедленный ответ. Но ответ на столь же эмоциональное электронное письмо может доставить вам массу неприятностей, не говоря уже о разрушении устоявшихся и важных отношений.

2. Прочтите еще раз

Когда настроение станет более спокойным, сядьте и перечитайте письмо. В конце концов, все может быть не так плохо, как вы думаете. Возможно, вы прочитали его в спешке и неверно истолковали значение электронного письма. При повторном чтении делайте заметки, записывая основные проблемы, поднятые отправителем. Это поможет вам правильно ответить на все их вопросы.

3. не игнорируйте это

Получив отрицательное рабочее письмо, возникает соблазн нажать «удалить». Хотя это может быть правильным выбором в некоторых из ваших отношений, это не правильный выбор для ваших профессиональных отношений.

Теперь давайте подробнее рассмотрим типы негативных писем и способы правильного ответа на них.

Не интересует

Это может показаться странным, но этот отрицательный ответ также является самым положительным. Почему? Как известно, не на все холодные письма получают ответ. Вы получили информацию. Поэтому, когда ваш потенциальный клиент отвечает: «Спасибо, мне это не интересно» или «Спасибо, но я не уверен, нужно ли мне это прямо сейчас», считайте, что вам повезло.

Вы должны ответить?

да. Всегда. Потому что в большинстве случаев «не заинтересован» означает:

1. Я не понимаю ... Мне нужно больше времени, чтобы понять, что вы говорите
2. Я покупаю ... но ты не стоишь моего времени
3. Мы примем это решение позже, а не сейчас

Есть несколько вариантов этого письма.

• Меня сейчас не интересует разговор. Пожалуйста, ответьте позже.
• Меня это не интересует, потому что я уже работаю с аналогичной компанией.
• Меня это не интересует, потому что мне это не нужно.

Первый шаг - изменить часть текста, в которой вы представляете свое ценностное предложение. Возможно, вы больше говорите об особенностях вашего продукта / услуги, чем о преимуществах. Если ваши получатели не могут сразу заметить, что это значит для них, многие из них не будут заинтересованы в разговоре с вами. Покажите им, какую проблему или вопрос вы можете решить за них, или что они получат, применив ваше решение.

Подсказка: чем конкретнее вы будете, тем привлекательнее будет ваше предложение. Поэтому, когда вы утверждаете, что ваше решение поможет им собрать или сэкономить деньги, оцените, сколько денег они могут сэкономить в месяц, и укажите это число в своем холодном письме.

Второй шаг - узнать, кому вы отправляете письма. Возможно, вы отправляете электронные письма не в тот отдел, и вам просто нужно изменить свои контакты.

Я не очень хорошо подхожу

Подобные ответы могут быть полезны, потому что они указывают на то, что потенциальный клиент не заинтересован, потому что они соответствуют вашей идее профилю клиента. Вот некоторые примеры:

• «Звучит хорошо, но сейчас нам не подходит».
• «Спасибо, что обратились к нам. Ваше предложение звучит потрясающе! Однако мы стартап, поэтому у нас нет на это бюджета »

Что делать, если вы видите много ответов: «Я не подходит»?

Просто убедитесь, что ваша база данных клиентов соответствует всем важным критериям, и что ваш адрес электронной почты представляет ваше ценностное предложение и дает потенциальным клиентам некоторые рекомендации.

Гневные письма

Гневные ответы легко заметить. Они полны отрицательных эмоций, выраженных заглавными буквами и восклицательными знаками, или даже какой-то нецензурной лексики. Но гневный ответ не обязательно должен быть невежливым. Вот некоторые примеры:

• «Не могли бы вы вычеркнуть мое имя из своего списка».
• «Прекратите спамить меня !!!»
• "Извините. Я получаю предложения вроде твоего, наводняющие мой почтовый ящик. ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ"

Если вы получаете такие письма слишком часто, то первое, что вам следует сделать, это скопировать свой текст. Возможно, ваш текст слишком длинный или содержит ошибки.

Убедитесь, что ваше вступительное письмо находится в верхней части проспекта. Попробуйте добавить в приветствие некоторые элементы персонализации, кроме имени.

Также обратите внимание на позиции людей, которым вы отправляете письма.

Если вы получили сердитое или неинтересное электронное письмо, не принимайте его за свой счет. Люди отправляют эмоциональные сообщения, когда они несчастны, разочарованы или просто в плохом настроении. Вы должны исходить из предположения, что письмо не имеет к вам никакого отношения, а это значит, что вы не должны позволять тону отвлекать вас от вашей работы и профессиональной реакции.