П'ять помилок при виборі CRM для стоматології та як їх уникнути з Emexes-Dent

Вибір CRM-системи для стоматології – завдання не з простих, особливо коли навколо так багато варіантів. Здається, що всі програми пропонують одні й ті самі функції, але насправді в них дуже багато нюансів, про які варто знати.

У статті розбираємо п'ять найпоширеніших помилок при виборі CRM для стоматологічних кабінетів. І що найважливіше, розповідаємо як їх уникнути за допомогою перевіреної та безкоштовної програми Emexes-Dent, розробленої спеціально для стоматологій.

Помилка №1. Вибір універсальної програми

В інтернеті часто зустрічаються так звані універсальні програми, які містять базові функції CRM, але не враховують специфіку медичної сфери. Розробники зазвичай кажуть, що завдяки універсальності їх можна доповнити саме тими інструментами, які потрібні замовнику. При цьому вони замовчують інші важливі аспекти.

По-перше, додавання нових функцій - це фактично розробка програми з нуля, яка коштує дорого. По-друге, на створення та тестування піде не один місяць роботи. По-третє, замовник, тобто директор стоматології, який завжди може відразу сказати, які функції йому потрібні, які ні. У результаті він значно переплачує — але про це, звичайно, ніхто не розповідає.

Щоб уникнути цих проблем, обирайте спеціалізовані програми, наприклад, Emexes-Dent, яка створена в тісній співпраці з лікарями та власниками клінік.

• Зручне ведення карток пацієнтів. Програма пропонує зручний та структурований варіант ведення документації. У картці зберігаються всі дані, необхідні для лікування: від складених планів та детального опису кожного етапу до рентген-знімків та висновків з інших клінік. Завдяки цьому вся важлива інформація зберігається в одному місці, і вам більше не потрібно шукати місце для паперового архіву записів.

• Також у Emexes-Dent реалізовано автоматичне наповнення протоколів лікування. Від вас потрібно один раз внести в основу всі типові описи, після чого їх можна додавати до прийому всього в кілька кліків. Тепер час, що витрачається заповнення карток (а це близько 40% всього робочого часу лікаря), можна витратити прийом нових пацієнтів. У результаті це суттєво вплине на місячний заробіток клініки.

• У інтерактивної зубної формули лікар може легко відзначити місця, які потребують лікування, і навіть ті, з яких вже проводилися маніпуляції. Цей інструмент настільки розумний, що виключає можливість присвоєння одному й тому самому об'єкту суперечливих діагнозів, і зводить можливість помилки до мінімуму.

Помилка №2. Нестача важливих функцій

Але навіть спеціалізовані CRM для стоматологій не завжди містять повний набір необхідних інструментів. У результаті клініці доводиться доплачувати за розробку додаткових функцій або задовольнятися тим, що є.
Тому, вибираючи програму, звертайте увагу на те, чи охоплює вона всі ваші сфери діяльності. Emexes-Dent із цим проблем немає: CRM практична як для лікарів, так і для адміністраторів та директорів.

Давайте розглянемо й інші її функції:

• Автоматизація процесів. Система сама створює розклад для лікарів, спираючись на наперед складений графік, і при цьому виключає "накладки" в розкладі. Наприклад, якщо менеджер випадково спробує записати людину прийом одночасно до двох фахівців, програма не дасть це зробити.

Також адміністратор може створювати для себе повідомлення про важливі дії, наприклад, про те, що потрібно нагадати пацієнтові про майбутній прийом, запропонувати нові послуги або записати його на плановий огляд. За рахунок цього клініка не втрачає своїх клієнтів та збільшує заробіток.

Також у CRM-системі вже є вбудований модуль SMS-розсилки, так що вам не доведеться купувати його у сторонніх розробників і мучитися з підключенням. Завдяки цьому блоку адмін легко може відправити клієнту нагадування, привітати зі святом або розіслати акційну пропозицію.

• У Emexes-Dent реалізовано два варіанти ведення складського обліку, які підходять як для невеликих кабінетів, так і для великих стоматологічних клінік. У програмі передбачено автоматичне списання матеріалів після закінчення прийому, щоб лікарям не довелося це робити вручну. Крім того, комірнику не потрібно самому відслідковувати залишки витрат на складі — якщо задати мінімальну кількість для кожного медикаменту, система сама покаже, які позиції закінчуються.

• Для тих, хто хоче збільшити свій заробіток, додано інструмент ведення та обліку продажів “Магазин”. Додатково система формує звіт про продані товари, щоб керівник міг легко побачити, яка продукція найходовіша, а також хто зі співробітників більш активно просуває товари та приносить клініці прибуток.

• У системі управління клінікою реалізована можливість реєстрації заробітних плат співробітників з автоматичним підрахунком кількості зароблених ними коштів і відпрацьованих годин. За допомогою цієї функції ви можете легко підрахувати суму виплати фахівця, а також нарахувати йому премію. Крім того, керівнику клініки доступна повна звітність за заробітними платами з графіками та архівами дій.
• Ще один спосіб отримати нових клієнтів – це співпрацювати зі спеціалістами з інших медустанов. Коли партнери надсилатимуть до вас своїх пацієнтів для проведення обстежень, ви можете вести облік цих напрямків та за рахунок цього своєчасно виплачувати колегам грошові бонуси. Крім того, для кожного партнера можна створити особистий кабінет, в якому він сам стежитиме за виплатами, а також переглядатиме результати досліджень.

• Для директорів передбачено розширена звітність, в якій міститься вся інформація про роботу клініки.

⦁ кількість клієнтів, яку прийняв кожен лікар;
⦁ кількість виконаних процедур та проданих товарів;
⦁ найпопулярніші послуги щодо кількості виконань та отриманого доходу;
⦁ кількість нових пацієнтів за вказаний період;
⦁ кількість пропущених прийомів та причини їх скасування.

Тут же є архів усіх дій персоналу у системі, зокрема підозрілих дій. Наприклад, якщо хтось захоче додати собі зайву годину роботи, це легко побачити, зайшовши до однойменного розділу. Завдяки цьому вам буде легко запобігти махінаціям з розкладом та вчасно викрити нечесного співробітника.

Все це – лише мала частина інструментів, доступних в Emexes-Dent. Як бачимо, програма максимально продумана, тому вам не доведеться витрачатися на додавання нових функцій.

Помилка №3. Купівля дорогих програм

Деякі CRM-системи коштують дорого, тому що в першу чергу вони створені для ведення мережних клінік. Це цілком логічно, адже чим більше інформації потрібно вмістити у програму, тим більше ресурсів потрібно цього витратити. Але що робити тим, хто має невеликий стоматологічний кабінет? Продовжувати вести запис у блокнотиці? Чи переплачувати вдвічі-втричі за непотрібний функціонал?

Відповідь проста: вибирайте софт, який підлаштовується під ваш бізнес. Emexes-Dent - ідеальний варіант, тому що тут ви самі вирішуєте, яку кількість кабінетів і філій додати в CRM.

Але що найважливіше, зараз сервіс надає цілий рік безкоштовного використання у подарунок! Цього часу достатньо, щоб повністю дослідити програму та переконатися у її зручності. Сподобається — залишитеся, а якщо ні — нічого не будете винні.

Помилка №4. Непродуманий перехід на нову програму

Навіть якщо CRM повністю влаштовує за функціоналом та ціною, може виникнути інша проблема – складність перенесення клієнтської бази. Втрата цих даних значно знизить прибуток, тому важливо, щоб система підтримувала зручний та швидкий імпорт. А якщо ні, то власнику доведеться вручну вносити всю інформацію, а це займе багато часу.

У Emexes-Dent добре продуманий цей аспект. Ви можете не лише додати базу пацієнтів, а й перелік товарів для складу та магазину, а також список послуг та їх вартість. Все це робиться максимально швидко і просто: потрібно лише завантажити документ у форматі Excel і через кілька хвилин інформація додасться до програми.

Перехід на нову CRM-систему не займе багато часу і не потребує спеціальних знань, оскільки інтерфейс сервісу інтуїтивно зрозумілий. А якщо знадобиться допомога, ви завжди можете скористатися детальними текстовими та відеоінструкціями, а також звернутися за консультацією до персонального менеджера.

Помилка №5. Вибір застарілої програми

І останній пункт, на який варто звертати увагу, це те, в якому році була випущена програма і коли вона востаннє оновлювалася. Застарілі системи будуть тягнути ваш бізнес вниз, оскільки вони не справляються з темпом роботи нинішніх стоматологій.

Водночас сучасна CRM Emexes-Dent включає всі новинки сфери, які не знайти в софті, розробленому ще 5 років тому. За цей час технології не стояли на місці, з'явилося безліч "розумних" інструментів, які були додані в програму, наприклад, ведення прийому, автоматизація рутинних процесів, автоматичне складання аналітики і т.д.

Все це вивільняє час співробітників для найважливіших справ, збільшує пропускну спроможність клініки, зміцнює лояльність клієнтів та допомагає збільшувати дохід.

Підсумовуючи

Давайте виділимо важливі характеристики для вибору системи CRM, на які варто звернути увагу.

• По-перше, програма має бути розроблена спеціально для стоматологій, інакше ви значно переплатите за додавання потрібних інструментів.

• По-друге, система повинна охоплювати всі щоденні робочі процеси: від розкладу та ведення карток пацієнтів до складського обліку та складання звітів.

• По-третє, програма повинна підтримувати імпорт даних, щоб перехід на новий CRM був швидким і зручним.

• По-четверте, система для стоматологій має регулярно оновлюватися, інакше вона не відповідатиме потребам сучасних клінік.

• По-п'яте, вартість програми має відповідати масштабу вашого бізнесу, щоб не довелося платити за функціонал, яким ви не користуєтесь.

Emexes-Dent якнайкраще відповідає цим вимогам. Крім того, вона має вагому перевагу — можливість безкоштовного тестування протягом цілого року. Використовуйте цей шанс, щоб дізнатися, як працює першокласна система CRM. Впевнені, що після цього ви не захочете шукати альтернативу.