Індивідуальний підхід до фінансового управління: особливості обліку для малого бізнесу

Кожен бізнес унікальний, а тому і підходи до ведення бухгалтерії, фінансової звітності треба шукати індивідуально. В залежності від того, на якій системі чи групі сплати податків перебуває підприємець, які обсяги документації та доходів має, в якій сфері працює, вибираються методи ведення бухгалтерії ФОП.

Також на облік впливають такі фактори, як наявність найманих працівників, реєстратора, додаткових видів податків (акциз, ПДВ, земельний, на нерухомість тощо). Бухгалтерія має вестися відповідно до вимог чинного законодавства та ДПС – з одного боку. І давати підприємцю інформацію для аналізу фінансових показників, прибутковості бізнесу – з іншого.

Бухгалтерський облік малого бізнесу

Кожен підприємець повинен вести бухгалтерію, яка передбачає виконання цілої низки складних завдань:

• Супровід первинними документами всіх трансакцій – фіксація руху коштів.
• Ведення книги обліку з регулярним внесенням в неї даних про доходи, витрати.
• Формування та направлення в ДПС звітності – відповідно до календаря.
• Обчислення, перерахунок кількох видів податків – ЄП чи ПДФО, ВЗ, ПДВ та ін.
• Звітування по ЄСВ та регулярна сплата внеску.
• Виконання обов’язків податкового агента за найманих працівників, ведення кадрових документів.
• Реєстрація, використання, обслуговування РРО/ПРРО, звітування по ньому.

Список може бути значно більшим і зазвичай розширюється в процесі розвитку бізнесу, збільшення прибутків, зростання штату. ДПС не визнає помилок і недбалості – за будь-яке порушення відразу нараховує штрафи. Тому питання ведення бухгалтерії потрібно вирішувати відразу після реєстрації ФОП.

Вибір спеціаліста для ведення бухгалтерії

Насамперед підприємцю потрібно визначитися з тим, хто вестиме облік бізнесу. Варіантів є декілька:

1. Самостійне ведення бухгалтерії – ризиковано, відбирає багато ресурсів, але безкоштовно.
2. Штатний бухгалтер для ФОП – дорого, але є певні гарантії якості, проте потрібен контроль.
3. Передача обліку на аутсорс – оптимальне рішення для малого та середнього бізнесу.

Аутсорсинг – це модель взаємодії, яка передбачає повне передання певної сфери на виконання спеціалізованій компанії. ФОП формує список послуг, актуальних саме для його бізнесу, передає фахівцю доступи та необхідні документи – і може не турбуватися ні про що. Облік ведеться вчасно та правильно спеціалістом, а клієнту надаються регулярні звіти щодо стану справ.

Фактори, які гарантують якісне надання послуг:

• Укладення договору на співпрацю, де прописано відповідальність аутсорсингової компанії.
• Значний досвід у фахівців, які одночасно ведуть десятки ФОП і займаються тільки цим.
• Збереження конфіденційності, гарантії захисту даних прописуються в договорі.
• Оплата за визначений пакет завдань, можливість їх коригувати.
• Відсутність проблем з контролем, мотивацією, заміною бухгалтера – це вирішує компанія.

Передавши ведення бухобліку на аутсорсинг, ФОП лише оплачує послуги (і ціна зазвичай нижча на 30-40% за зарплату штатного спеціаліста) і отримує результат. Все інше його не турбує, а права підприємця захищені договором та законом.

Управлінський облік для ФОП

Крім власне бухгалтерського обліку, також варто приділити увагу веденню управлінської звітності. Мова йде про збір всіх фінансових показників, що можуть дати чимало корисної інформації про бізнес. Деякі підприємці вважають, що управлінський облік потрібен великим компаніям, проте єдино вірна стратегія – впроваджувати його ведення з перших днів роботи.

Баланс, P&L і Cash Flow, прорахунок рентабельності та формування інших звітів не є обов’язковим для ФОП – податкова не вимагає їх подання. Але формування і регулярний аналіз фінансової звітності є невід’ємною складовою успішного бізнесу.

Тільки на основі фактів і реальних показників можна приймати ефективні рішення. Лише цифри дають об’єктивне уявлення про поточну ситуацію в ФОП, вдалі вибори та факапи, без аналізу яких неможливо спланувати подальшу діяльність. Тому до ведення управлінського обліку також варто залучати фахівців.

Інструменти спрощення ведення бухгалтерії

З метою зниження витрат ресурсів і часу на ведення обліку та підвищення ефективності варто також приділити увагу вивченню сучасних методів і рішень. Кожен підприємець може вибрати для свого бізнесу ті, що підходять найкраще. Найбільш ефективні інструменти:

1. Онлайн-сервіси для автоматизації – ПРРО, CRM-системи, бухгалтерські сервіси, програми для виконання окремих завдань та ін.
2. Електронний документообіг – в сучасних умовах є актуальним і знижує витрати на створення, обмін документами, їх зберігання.
3. Функціонал приватного кабінету на сайті ДПС – дає всі базові опції для ведення обліку в онлайн-форматі.
4. Інтеграція сервісів між собою – застосунків банків, логістичних компаній, соцмереж та ін.

Також варто вивчити окремі рішення, актуальні саме для сфери, в якій працює ФОП. Сучасні технології пропонують чимало програм, інструментів, що спрощують ведення бізнесу в сфері ІТ, торгівлі, б’юті-індустрії тощо.